- Şahıs şirketi statüsünde olan kuruluşların hissedarlarının tamamı, anonim şirket statüsünde olan kuruluşların ise ortaklarından, gizlilik dereceli bilgi, belge ve malzemeye nüfuz etmesine yönetim kurulu kararı ile izin verilen hissedarlar ile bu kuruluşların yönetim kurulu üyeleri, genel müdür ve genel müdür yardımcıları, güvenlik koordinatörü ile gizlilik dereceli bilgi, belge ve malzemeye nüfuz etmesi muhtemel personeli için Kişi Güvenlik Belgesi alınması maksadıyla, başvuru evrakları ile birlikte, kuruluş tarafından Savunma Sanayii Millî Güvenlik Makamına başvuru yapılır.
- 5201 sayılı Kanunun 4’üncü maddesi gereğince yayımlanan Kontrole Tâbi Liste kapsamında yürütülen AR-GE projelerinde, ön fizibilite ve fizibilite etüdü hazırlama çalışmalarında, danışmanlık faaliyetlerinde veya panel, komisyon çalışmalarında görev alması öngörülen ve bir kuruluşa bağlı olarak çalışmayan, gizlilik dereceli bilgi, belge ve malzemeye nüfuz etmesi muhtemel akademisyen personelin Kişi Güvenlik Belgesi alması maksadıyla;
1) Söz konusu faaliyetlerin Tesis Güvenlik Belgesine sahip bir kuruluş marifetiyle gerçekleştirilmesi durumunda, akademisyen personelin Kişi Güvenlik Belgesi başvurusu, Tesis Güvenlik Belgesine sahip kuruluş tarafından, başvuru evrakları ve Proje Makamı oluru ile Savunma Sanayii Millî Güvenlik Makamına gönderilir.
2) Gizlilik dereceli proje faaliyetlerinin üniversite/enstitünün Tesis Güvenlik Belgesi olan bir bölgesinde gerçekleştirilmesi durumunda, ilgili akademisyen personel için Kişi Güvenlik Belgesi alınması maksadıyla, başvuru evrakları ile birlikte, Tesis Güvenlik Belgesi alan üniversitenin/enstitünün ilgili birimi tarafından Savunma Sanayii Millî Güvenlik Makamına başvuru yapılır.
3) Gizlilik dereceli proje faaliyetlerinin doğrudan, Tesis Güvenlik Belgesi olmayan bir bölgede akademisyen personel tarafından gerçekleştirilmesinin ve gizlilik dereceli bilgi, belge ve malzemeye nüfuz edilmesinin söz konusu olması durumunda, gizlilik dereceli çalışmaların tamamının Proje Makamı kontrol ve sorumluluğunda Proje Makamınca belirlenecek Kontrollü Bölgede yapılması sağlanır. Anılan personel için Kişi Güvenlik Belgesi alınması maksadıyla gerekli başvuru, ilgili evraklarla birlikte, Proje Makamı tarafından Savunma Sanayii Millî Güvenlik Makamına yapılır.
- Başvuru yazısına, hakkında güvenlik soruşturması ve arşiv araştırması yapılması istenen her bir şahıs için, EK-F’de yer alan “Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Formu”ndan bir adet, EK-G’de yer alan “Nüfus Cüzdanı Sureti”nden bir adet, Adalet Bakanlığı Adli Sicil ve İstatistik Genel Müdürlüğü’nden temin edilecek yeni tarihli (15 günü geçmemiş) Adli Sicil Belgesi’nden (Sabıka Kaydı) bir adet ve T.C. Kimlik Numarası bulunan nüfus cüzdanı aslının arkalı önlü bir adet fotokopisi sıraya konularak zımbalanır ve bu şekilde üçtakım hazırlanarak EK-Ğ’de yer alan başvuru yazısına eklenir. Bu formların hepsi asıl olmak üzere hazırlanır ancak Adli Sicil Belgesinin biri asıl, ikisi onaylı fotokopi olabilir. Bu formlardaki soruların yanıtları ve istenilen bilgiler, nüfus kayıtlarında yapılan düzeltme ve değişiklikler de belirtilerek, kısaltma yapılmadan açıkça yazılır ve noksansız olarak daktilo veya bilgisayar ile doldurulur, el ile doldurulan formlar kabul edilmez. Adli Sicil Belgesinde kişinin kaydına rastlanmışsa, kayıtla ilgili açıklayıcı bilgi ve belge (mahkeme kararı vs.) eklenir.
- Adalet Bakanlığı Adli Sicil ve İstatistik Genel Müdürlüğünden Resmî Kuruma hitaben Adli Sicil Belgesi alınır ve Adli Sicil Belgesinde yer alan bilgiler nüfus cüzdanının aslına uygunluğu kontrol edilerek başvuru evraklarına eklenir, Resmî Kuruma hitaben alınmayan ve nüfus cüzdanı bilgileri ile örtüşmeyen Adli Sicil Belgeleri başvuru evrakları ile birlikte kuruluşa iade edilir.
- Güvenlik soruşturması sırasında, ilgili personelin ikamet (oturma) adresinin değişmesi veya bu adreste bulunamaması durumunda; Savunma Sanayii Millî Güvenlik Makamı tarafından, Kişi Güvenlik Belgesi talep eden kuruluştan güvenlik soruşturması evrakları yeniden istenir.
- Güvenlik Soruşturması ve Arşiv Araştırması Formunun her bir suretine 4,5×6 cm ebadında, son altı ay içinde ön cepheden çekilmiş renkli vesikalık fotoğraf yapıştırılır. Fotoğrafların kenarındaki fazlalıklar uygun bir şekilde kesilerek ince bir katı alındıktan sonra sadece zamkla veya benzeri bir yapıştırıcı ile yapıştırılır ve kesinlikle tel zımba veya toplu iğne kullanılmaz. Fotoğraflar, kuruluş yetkilisi tarafından mühür veya kaşe ile onaylanır.Resimli formların fotokopi ile çoğaltılmış suretleri kabul edilmez.
- Kişi Güvenlik Belgesi tanziminde kullanılmak üzere, 2.5×3 cm. ebadında (Kişi Güvenlik Belgesine yapıştırılacak şekilde kesilerek), son altı ay içinde çekilmiş dört adet renkli vesikalık fotoğraf, arkalarına ilgili kişilerin adı, soyadı ve firma adı tükenmez kalem ile yazılıp, firma isminin yazılı olduğu bir zarfa konularak başvuru yazısına eklenir.
- Güvenlik Soruşturmasına ilişkin başvuru evrakları eksik doldurulmuşsa üç ay süre verilerek başvuru evrakları iade edilir, bu süre sonunda kuruluş tarafından geri bildirim olmadığı takdirde, söz konusu başvuru iptal edilmiş sayılır.
- Kişi Güvenlik Belgesi alınması için hazırlanan başvuru evrakları üçer takım olacak şekilde harmanlanarak ve EK-Ğ’de yer alan başvuru yazısına eklenerek siyah klasörde gönderilir. Kargo ile kişi adına gönderilen başvurular ve/veya evraklar kabul edilmez.
- İstenilen bilgiler, güvenlik soruşturması yapacak kurumlar için gerekli bilgiler olup, bunun dışında hiç bir nedenle açıklanmaz ve kullanılmaz.
